La nueva Ley de Protección de Datos Personales, que entrará en vigencia en Chile durante diciembre de 2026, exigirá que las empresas demuestren cómo administran, resguardan y eliminan la información personal.
Para Despapeliza, el desafío no se limita a digitalizar documentos. Las organizaciones también deberán integrar esa información con sus procesos, controlar sus versiones y registrar las acciones realizadas durante todo su ciclo de vida.
Juan Andrés
Rodrigo Mortara, CEO de Despapeliza, advierte que la incorporación de contratos electrónicos y plataformas empresariales no garantiza una gestión adecuada cuando la información permanece separada de la operación.
“Muchas organizaciones tienen contratos electrónicos, documentos digitales y distintos sistemas tecnológicos, pero la información sigue dispersa […] y sin capacidad de generar valor. Digitalizar no es almacenar archivos; es gobernar documentos, procesos y datos”.
La plataforma de la empresa automatiza la creación, aprobación, firma, almacenamiento, consulta, modificación y eliminación de documentos. Además, registra quién intervino en cada etapa y mantiene identificada la versión vigente.
El ejecutivo sostiene que muchas organizaciones incorporaron sistemas ERP, CRM y otras herramientas, pero continúan administrando parte de su documentación fuera de esas plataformas.
“Las empresas creen estar digitalizadas, cuando en realidad todavía no gobiernan su información”.
Columnas al director
La trazabilidad ante la nueva ley de datos
La gobernanza documental permite conocer el origen de un archivo, sus modificaciones, las personas que lo aprobaron y su relación con otros procesos. Esta información resulta necesaria para responder ante auditorías y respaldar el cumplimiento regulatorio.
Mortara explica que almacenar un documento no basta cuando la organización desconoce su historial, su estado vigente o las decisiones asociadas a su contenido.
“Lo importante no es únicamente saber dónde está un documento. Lo realmente valioso es saber quién lo creó, quién lo modificó, quién lo aprobó, cuál es su versión vigente […] y qué impacto tiene dentro de la organización”.
La nueva normativa obligará a las empresas a demostrar quién puede acceder a los datos personales, durante cuánto tiempo permanecen almacenados y bajo qué condiciones pueden utilizarse o eliminarse.
Según el CEO de Despapeliza, las políticas internas deberán estar acompañadas por registros que permitan comprobar la aplicación efectiva de los controles.
“Ya no bastará con tener políticas de seguridad o documentos digitalizados. Las empresas deberán demostrar, con evidencia, que controlan sus procesos, protegen la información y mantienen trazabilidad sobre todo el ciclo de vida de los datos”.
Francisco Carrasco M.
Información gobernada para aplicar IA
Despapeliza también relaciona la gobernanza con el uso empresarial de inteligencia artificial. La plataforma analiza contratos, extrae información, compara versiones, automatiza revisiones y permite realizar búsquedas sobre el conocimiento interno de cada organización.
El directivo señala que la utilidad de estas funciones depende de la calidad, estructura y consistencia de los documentos utilizados por los modelos.
“La IA solo puede entregar buenos resultados cuando trabaja sobre información confiable, estructurada y completamente gobernada. Si los documentos están desordenados, duplicados o desconectados, la inteligencia artificial simplemente amplificará ese desorden”.
Mortara concluye que el control integrado de documentos, procesos y datos permitirá a las empresas enfrentar las nuevas exigencias regulatorias y utilizar inteligencia artificial sobre información confiable.
“El futuro no consiste en tener menos documentos. Consiste en que los documentos trabajen para la empresa. Las organizaciones que logren gobernar su información estarán mejor preparadas para cumplir las nuevas regulaciones, incorporar inteligencia artificial y tomar decisiones con mayor rapidez y confianza”.
