Universidad Central de Chile, una de las instituciones de educación superior privadas más antiguas del país con 43 años de trayectoria, completó la implementación de SAP Cloud ERP Private, en un proyecto desarrollado junto a Indra, socio de negocios de SAP.
Francisco Carrasco M.
La nueva plataforma entró en operación con el proceso de matrícula en enero, el período más intenso del año para la institución, que reúne alrededor de 20.000 estudiantes en cinco facultades, 37 carreras y diversos programas.
La universidad operaba con sistemas de soporte no integrados, lo que dificultaba la trazabilidad y calidad de los datos, ante lo que la institución optó por SAP por el nivel de integración que ofrece entre procesos y por la confianza que entrega de cara a ese escrutinio.
Francisco Carrasco M.
El proyecto se sostuvo en cuatro ejes: una aplicación rigurosa de la metodología SAP Activate, con capacitación previa a todo el equipo sin distinción de jerarquía; la implementación temprana de gestión del cambio; la adopción de mejores prácticas de la industria como estándar desde el inicio; y una gobernanza mensual ante el comité directivo de la universidad, con seguimiento en tiempo real de riesgos y avances a través de SAP ALM, que ayuda a gestionar proyectos usando mejores prácticas y metodologías estándar, abarcando tareas, requisitos y pruebas.
Marianela Monsalve, Directora Proyecto SAP OPTIMIZA Universidad Central (UCEN), dijo que:
“Este proyecto ha permitido modernizar y fortalecer nuestra gestión financiera y administrativa, con procesos más integrados, con datos confiables, información oportuna, sentando las bases para una toma de decisiones más ágil, eficiente y confiable”.
Francisco Carrasco M.
La etapa más exigente del proyecto fueron los procesos de pruebas, dada la amplia variedad de situaciones que gestiona la universidad, particularmente en materia de la cuenta corriente del estudiante. Antes del lanzamiento para la puesta en vivo , el equipo desplegó un programa de gestión del cambio con aula virtual, cursos y simulaciones para que los usuarios clave se familiarizaran con la nueva plataforma.
"Con la plataforma en régimen, los colaboradores se encuentran en una etapa de madurez en los niveles de usabilidad y los estudiantes ya pueden revisar su información financiera en detalle".
La Universidad Central ha iniciado un nuevo proyecto con SAP S/4 HANA con la vertical de educación (SLcM), enfocado en el ciclo de vida del estudiante y proyecta la incorporación progresiva de inteligencia artificial, que partirá con asistentes virtuales y avanzará más adelante hacia agentes autónomos.
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